12 passaggi per creare una pianificazione dei turni dei dipendenti di Microsoft Excel - 2020 [MODELLO GRATUITO]

Cronoprogramma lavori excel / Programma di spostamento dei dipendenti di Excel

Se non hai ancora dovuto mettere insieme un programma di turni per un team di dipendenti, la prospettiva può sembrare scoraggiante. Tuttavia, sono disponibili applicazioni di pianificazione dei turni che consentono di creare complessi schemi di turni in pochi istanti. Anche l'onnipresente foglio di calcolo di Microsoft Excel può essere messo in servizio come strumento di pianificazione dei dipendenti. Questa applicazione per ufficio ha alcuni modelli utili per accelerare la creazione iniziale di un programma di lavoro. Segui questa semplice guida per creare una pianificazione dei turni dei dipendenti di Microsoft Excel che puoi riutilizzare più volte fino a quando non sei pronto per investire in un'app di pianificazione del lavoro. Se preferisci seguire insieme a un'infografica, usa la nostra infografica in 12 passaggi per costruire il tuo primo turno di lavoro.

12 passaggi per creare una pianificazione dei turni dei dipendenti di Microsoft Excel

1. Avviare Microsoft Excel, fare clic sulla scheda File
2. Seleziona Nuovo.
3. Fare doppio clic sul pulsante Pianificazioni nella schermata Modelli disponibili <,.
4. Fare doppio clic sull'icona della cartella del file delle pianificazioni aziendali. Fare doppio clic su un modello di pianificazione che soddisfi le esigenze di pianificazione.
5. Fai clic su una delle celle popolate con un nome fittizio di dipendenti. Queste celle si trovano in genere nella colonna più a sinistra.
6. Sovrascrivi il nome fittizio con il nome di uno dei tuoi dipendenti.
7. Ripetere i passaggi 5 e 6 per aggiungere ciascun dipendente da includere il primo giorno del programma. Se non hai bisogno di tutte le righe nel modello, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di una riga indesiderata e seleziona Elimina. Per aggiungere dipendenti, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di una riga, scegli Inserisci per aggiungere una riga vuota e quindi digita il nome di un dipendente nella colonna più a sinistra.
8. Se non hai aggiunto o eliminato alcuna riga, ora puoi copiare le celle con i nomi dei dipendenti. Evidenzia le celle dei nomi dei dipendenti il ​​giorno successivo alla settimana, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Incolla, per sostituire i nomi fittizi con quelli dei tuoi dipendenti effettivi. Se hai aggiunto o eliminato alcune righe, dovrai aggiungere o eliminare le righe corrispondenti in ogni sezione giornaliera della pianificazione.
9. Sulla maggior parte dei modelli forniti in Microsoft Excel, i tempi di presenza scorrono nella parte superiore della griglia di pianificazione. Se lo desideri, puoi modificare i tempi in questi campi semplicemente sovrascrivendo i tempi esistenti. Ad esempio, potresti voler utilizzare incrementi di tempo che iniziano a mezz'ora.
10. Eliminare tutte le informazioni fittizie nelle celle di pianificazione. Per fare ciò, fai clic in una cella che contiene dati e premi il tasto Canc sulla tastiera. Per programmare i tuoi veri dipendenti per lavoro, puoi semplicemente digitare una X in ogni cella in cui la persona deve essere al lavoro. Ad esempio, per pianificare un dipendente dalle 9:00 alle 12:00, digitare una X in ogni cella associata. Il modello dovrebbe già eccellere nella formula in atto per riconoscere quali celle del programma sono popolate con una X (o qualsiasi altro testo che si sceglie di inserire) e calcolare automaticamente il numero di ore nella colonna Ore totali o giornaliere.
11. Il modello potrebbe contenere le informazioni sopra la griglia del programma che si desidera modificare, come titolo e campi per la data di inizio o fine settimana e il nome del reparto. Puoi semplicemente cambiare tutte queste informazioni come desideri.
12. Ora fai clic sul menu "File" e scegli Salva con nome.
13. Digitare un nome per il programma o semplicemente utilizzare un numero di settimana o la data di inizio o di fine.
14. Selezionare dove salvare il nuovo programma. Infine, fai clic sul pulsante Salva.

Non sei ancora interessato a creare il tuo modello di pianificazione Excel? Scarica QUI un modello di pianificazione della pianificazione dei turni dei dipendenti gratuito, personalizzabile e facile da modificare.

Ora hai un programma completo e dall'aspetto professionale che puoi inviare per e-mail ai tuoi dipendenti o stampare come una copia cartacea da inserire nelle bacheche. Creare nuovi programmi per i dipendenti è facile come copiare l'originale appena creato e aggiornare la copia con nuovi dettagli.